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ビジネスにおける電話対応のマナー|かけ方と受け方をご紹介

これまで経験がない方にとって、会社での電話対応はとても不安じゃありませんか?

どんな初心者でも、正しい電話対応を覚えればすぐできるようになるので大丈夫です。

ここでは、ビジネスにおける電話対応のマナーをご紹介しているので、ぜひ参考にしてくださいね。

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ビジネス電話の正しいかけ方

①ゆっくりとハッキリ名乗る

相手が出たら、聞き取りやすいようにゆっくり・ハッキリと名乗ることが大切です。

「△△社の〇〇と申します。いつもお世話になっております。」

まずはこの2つを、きちんと伝えられるように意識しましょう。

②相手の部署・名前を伝える

名乗り終わったら、相手の挨拶を待ってから、取り次いで欲しい相手の名前、部署などを伝えます。

「▲▲部▲▲課の〇〇様をお願いいたします。」

と、こちらもハッキリと聞き取りやすい声で伝えてください。

③要件を短く伝える

ここがビジネス電話のポイントなのですが、基本的に短くすませるのがマナーです。

相手も忙しいので、ダラダラと喋るのは好まれません。

そのためにも、事前に「何を伝えるのか」を自分自身が把握しておく必要があります。そして、伝えたいことを結論から話します。

「明日の○時に、そちらへお伺いします。要件は3つで、△△、△△、△△についての新しいご提案です。」

のように、

  • 電話の目的:明日伺うことを伝えたい
  • 目的に関する事:新しい提案

など、わかりやすく簡潔にまとめてあるとベターです。受け答えを含め、3分程度を目安に考えてみてください。

④最後に挨拶を忘れずに

要件を伝え終わったら、時間を割いてもらったことへの感謝を伝えましょう。

「本日はお忙しいところ、ありがとうございました。失礼いたします。」

このひと言を添えられるだけで、グッと丁寧な印象になります。

ビジネス電話の正しい受け方

①3コール以内に出る

会社の電話が鳴ったら、3コール以内に出るのがマナーです。

3コールと言わず、1コールで出てもかまいません。とにかく早ければ早いほど良しとされています。

もし3コール以上待たせてしまった場合は「お待たせいたしました」とお詫びすることを忘れずに。

②名乗る→相手が名乗る→挨拶をする

電話に出たら、まずこちらから次のように名乗ります。

「お電話ありがとうございます。△△社の○○でございます。」

すると相手が名乗ってくるので、社名や名前を忘れないようメモをとります。その後、

「いつもお世話になっております。」

と言います。例え初めての相手でも言うのがマナーです。

もし相手が名乗ってこない場合は、「失礼ですが、お名前をうかがってもよろしいでしょうか?」とこちらから訪ねてください。

③要件を伺う

挨拶が終わったら、

「本日はどのようなご用件でいらっしゃいますか?」

と尋ね、相手の要件を伺ってください。あとは、要件に合った対応をするだけです。

④迅速に取り次ぐ

相手を名指しされた場合は、「保留ボタン」を押して迅速に取り次ぎます。

名指しされた社員が社内にいるのか、電話を取り次ぐことができるのかなど、早急に確認します。

くれぐれも、タライ回しにしてはいけません。

どうしても取り次ぎに時間がかかりそうな場合は、折り返し電話をかけることを伝えて、1度電話を切ります。

折り返しは、5〜10分以内にかけ直すのがマナーなので、その間に何とか対応しましょう。

⑤名乗ってから電話を切る

取り次ぎではなく、「○○さんに伝言をお願いします。」など、自身で会話を終える場合は、最後にもう1度名乗ります。

「△△部〇〇がうけたまわりました。」

と伝えてから、電話を切るようにしましょう。

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途中で電話が途切れた場合は?

相手の電波状況が悪く、途中で切れることがあります。

そんなときは、次のようにひと言お詫びを入れてから切りましょう。

「申し訳ございませんが、お電話が遠いようですので、1度切らせていただきます」

間違えても、いきなりガチャッと切ってしまわないようにしてください。

電話の取り次ぎ例文

担当者がいない場合の取り次ぎ例をいくつかピックアップしました。

どの例文も、最後に「いかがいたしましょうか?」と尋ねるようにしてください。

外出中

「あいにく、〇〇は外出しておりまして、△時には戻る予定でございます。」

会議中

「ただいま、〇〇は会議に出ております。」

離席中

「ただいま、〇〇は席を外しております。」

電話中

「あいにく、〇〇は別の電話にでております。」

帰宅している

「〇〇は外出しておりまして、本日は社に戻りません。」

欠勤

「あいにく、〇〇は本日不在にしております。△日には出社いたします。」

遅刻

「本日、〇〇は立ち寄りがございまして、△時に出社する予定でございます。」

まとめ

ビジネスでの電話対応は、以上の手順で行えばある程度対応できるはずです。

あとは慣れるために回数をこなし、より素晴らしい電話対応を目指していきましょう。

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