取引先へ謝罪するときの注意点・ビジネスマナー
取引先との仕事でミスをした場合、謝罪の仕方によっては今後一切の取引・付き合いがなくなるかもしれません。
それほど謝罪とは大切なものです。
ここでは、取引先へ謝罪するときの注意点・マナーをご紹介しているので、参考にしてください。
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取引先へ謝罪するときの注意点・マナー
きちんと訪問する
まず大前提として、きちんと相手のところへ訪問に行き謝罪することです。
- 会いたくない
- 怒られたくない
こんなのは、自分のワガママでしかありません。
相手に会い、相手の目を見て、誠心誠意謝罪することが大切です。
間違っても、メールや電話などで済ませないように注意してください。おそらく許してもらえません。
まずは、相手の都合に合わせてアポイントを取り、会いに行きましょう。
上司と共に伺う
伺うときは、できるだけ上司と一緒に伺うのが理想です。
自身が高い役職にいれば別ですが、役職がないと、相手が失礼だと感じることがあります。
ある程度決定権があり、会社でも地位のある人物が向かうことで、相手に誠意が伝わるでしょう。
誠心誠意謝る
訪問したら、まずは誠心誠意謝ることが大切です。
誠心誠意というのは、
- 頭を深くさげる
- しっかり謝罪の言葉を言う
などなど、当たり前のことなのでできると思います。
しかし、ここで忘れてはいけないのが、謝ったからといってミスがなくなるわけではないとうことです。
そこで次の行動をとります。
きちんと対応策を提示する
相手は、決して謝ってほしいわけではありません。
本当に大切なのは、ミスの補填をどのようにして、相手の損害などをどうカバーするかです。
なので、今後の対応策を提示します。
- 今回の件を無償にする
- 契約金額の減額
などなど、この辺は上司などの判断になると思いますが、これが重要です。
対応策も何も持たずに行ってしまった場合、「コイツ、何しに来たんだ？」と火に油を注ぐことになるかもしれません。
今後の改善策を提示する
対応策を提示したら、今後の改善策も大切です。
今後2度と同じミスが起こらないように具体的な対策がとれるのなら、引き続き取引してくれるかもしれません。
逆に改善策がないと、また同じミスを繰り返すかもしれないと思われるでしょう。
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絶対に言い訳をしない
謝罪で絶対にやってはいけないことが、言い訳です。
ミスが起こった背景には、何かしらの原因があるでしょう。
もしかすると、
- 仕事が忙しくて限界だった
- 人員が少なくて手いっぱいだった
このような状況だったのかもしれません。
しかし、相手はこちらの内情など知りませんし、「それはそちらの都合でしょ？」と思われるだけです。
相手は実際に損害が出るわけなので、絶対に言い訳だけはしないようにしましょう。
表情を緩めない
話も終盤になると、相手から許しがもらえるかもしれませんが、ここでホッとして顔をゆるめるのはNGです。
やっているのは談話ではなく、謝罪です。
最後まで表情をゆるめず、申し訳ないという顔で最後までいることは、最低限のマナーと心得てください。
お茶を出されても飲まない
もしかするとお茶が出てくるかもしれませんが、これは飲んではいけません。
飲むことで「形だけの謝罪なんだな」と相手が感じてしまう可能性が高いです。
どれだけノドが乾いても、お茶には手をつけないようにしましょう。
手土産を持参する
最後に、謝罪訪問のときは手土産を持参するのが、一般的なマナーです。
手土産は5,000円程度のものが無難でしょう。
また渡すタイミングですが、一般的な訪問と違い、謝罪後に渡すのも謝罪のマナーです。
先に渡すと、「コレで許して」のようなニュアンスになることもあるので注意してください。
まとめ
取引先への謝罪は、相手のところへ直接訪ねて、謝罪・対応策・改善策を提示してください。
また、最後まで表情はゆるめず、手土産を持参することをお忘れ無く。