ビジネス

欠勤するときの7つのマナー|理由は?連絡はメールでもいい?

朝起きると熱が。。。

そんなとき、会社へ欠勤の連絡をしなければいけないけれど、気が重いし何を言えばいいのかわからない方もいらっしゃると思います。

ここでは、欠勤するときの正しいマナーをご紹介しているので、参考にしてください。

スポンサーリンク

欠勤するときの7つのマナー

なるべく早く連絡を入れる

欠勤の連絡は、できるだけ早く入れるのがマナーです。

1人休んだところで会社が回らなくなることはないと思いますが、多少の予定変更などは出てくるでしょう。

その調整を早く行ってもらうためにも、欠勤の連絡は早く入れるべきです。

できれば上司の出勤直後、最低でも始業の10分前までには連絡を入れておかなければいけません。

直属の上司に連絡する

連絡は、必ず自分の直属の上司にしてください。

あなたの勤務状態を知るのは上司の役目なので、上司は把握しておく必要があります。

部下や同僚など人づてに聞くと、上司の気分を害する恐れもあるため、今後の職場生活が過ごしづらくなるかもしれません。

きちんと理由を説明する

ただ「今日、休ませてください」では、ズル休みじゃないかと思われてしまいます。

そう思われないためにも、休む理由はきちんと伝えましょう。

  • 熱が38度ある
  • 嘔吐と下痢が止まらない

など、今の状況をハッキリと言うことが大切です。

欠勤理由にウソをつかない

欠勤理由にウソはいけません。いずれバレます。

「ただ体調が悪いだけだと休ませてもらえなさそう。。。」などの理由で、親戚が亡くなったなどと言う必要はありません。

最近では、インスフルエンザやノロウイルスの感染拡大を防ぐため、疑いがあればなるべく欠勤させる会社が多いです。

とにかく、どんな理由であれウソはつかないようにしましょう。

メールではなく電話が基本

欠勤を伝えるときに、メールで伝えるのは失礼です。もちろんLINEもダメ。

必ず電話をし、上司に直接自分の口で伝えるようにしましょう。

上司がいつも出勤する時間であれば会社に、それよりも早く電話をしなければいけないときはケータイにかけるといいでしょう。

ケータイにかけるときは、「出勤前なのに申し訳ございません。今お時間よろしいでしょうか?」と先にお詫びと確認を入れるのをお忘れなく。

業務の引き継ぎはきちんと行う

その日に重要な取引、会合などがある場合、必ず引き継ぎを行なってください。

○時に〇〇商事の〇〇様と会う約束があります。内容は〜〜

といった感じで、本来自分が行うはずだった業務を、誰かにパスする必要あります。

直接電話で依頼してもいいのですが、内容を覚えきれないといけないので、まず電話で「○○の件をお願いしたい」と伝え、詳しい内容はメールで送るといいでしょう。

取引のある場合は先方へも連絡を

大切な取引当日に行けないので、その旨を取引先の方へ連絡するのもマナーです。

当日に担当者の姿がなければ、軽視されているのではないかと不快感を覚えるかもしれません。

しかし、連絡さえしておけば先方に誤解を与えずにすみます。

体調が悪くてツライかもしれませんが、ここまで含めて仕事なので、最後まで頑張りましょう。

スポンサーリンク

電話で連絡が取れないときはどうする?

電話をかけるけれど上司と連絡がとれないときは、

  1. 欠勤のメールを入れる
  2. もう1度電話をする
  3. 折り返しを待つ

というステップを踏むのが一般的です。

欠勤の理由を書いたメールを入れ、コンタクトを取ろうとした履歴を残すのが目的です。

その後に電話を入れることで、さらに履歴を残します。いわゆる“保険”です。

あとは、メールや着信を見た上司からの折り返しを待ち、電話がかかってきたらもう1度理由などを説明しましょう。

後日お詫びとお礼を忘れずに

体調も回復し、晴れて出勤したあかつきには、お詫びとお礼を忘れずに伝えるのが大人のマナーです。

上司、先輩、後輩、迷惑をかけたであろう皆に言ってください。

ご迷惑をおかけして申し訳ございませんでした。〇〇社の件、ご対応していただきありがとうございました。

このひと言を伝えるだけで、相手も負担が増えたことを許してくれるはずです。

まとめ

急に欠勤するときは、次の7つのマナーを守りましょう。

  • 早く連絡を入れる
  • 直属の上司に連絡する
  • 理由を説明する
  • ウソをつかない
  • メールじゃなく電話する
  • 必要なら業務引き継ぎをする
  • 取引などがある場合は先方へも連絡する

あとは、後日に上司・先輩・後輩へのお詫びとお礼を忘れずに伝えてくださいね。

-ビジネス