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FAXには送付書が必須!他にもまだあるFAXを使うときのビジネスマナー

書類のやりとりなど、ほとんどをメールでやりとりする現代において、FAXを使う機会はなかなかないと思います。

だからこそ、基本的なマナーを知らないといざ使うとき粗相するかもしれません。

ここでは、ビジネスにおけるFAXのマナーをご紹介しているので、いざという時の参考にしてください。

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FAXには送付書が必要

FAXは、メールと違って誰でも目にすることがあるため、

  • 誰からなのか
  • 誰宛なのか
  • 要件は何なのか

を明確にしておく必要があります。

大きい会社の場合、これが明確でないといつまでも相手に届かないことがあります。そのようなミスを避けるため、「送付書」を一緒に送るのが最低限のマナーです。

送付書とは次のようなものです。

これまでFAXを使っていたなら、おそらく送付書の雛形があると思いますが、もしなければこれを参考にどうぞ。

重要文書・機密文書は送らない

FAXは、社内の誰もが見れることもありますが、送り間違えることも考えられます。

なので、重要文書、機密文書を送らないのもマナーの1つです。

もしそんなものを送れば「こんな大事なものをFAXで送るなど非常識だ」と思われ、信用を失いかねません。

重要なものは速達便、そこまで遠くないならバイク便を使うなどしましょう。

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事前に相手に連絡をする

相手に何の連絡もなしに送ると、高い確率ですぐに見てもらえません。

ときには忘れられることすらあるので、事前に「今から●●の件についてFAXを送らせていただきたいのですが、よろしいでしょうか?」とひと言伝えましょう。

送った後は確認の電話をする

送信後数分待ってから確認の電話を入れると丁寧です。

FAXは、メールと違って紙詰まりを起こしたり、たまに届かないような不具合が起こることもあります。

確実に相手へ届けるためにも、この確認作業はできるだけ行いましょう。

枚数が多いときは送らない

FAXを送る枚数は、10枚以内を目安にした方がいいでしょう。

50枚も100枚もFAXで送るのは、さすがに度を超えているので常識がないと思われます。

それに、相手の用紙やインクもかなり消耗させるので良くありません。

もし大量の会議資料を送りたい場合は、要件のある箇所だけをピックアップするなど対策をしてください。

間違えて別のところへ送ってしまった場合は?

どれだけ気をつけても、間違いは起こるものです。

もし間違えた番号へ送ってしまった場合は、謝罪の文面を間違えた番号へ送ると良いでしょう。

謝罪文で伝える内容は次の2点です。

  • 間違えたことへの謝罪
  • 届いた文書の破棄

よほどのことが無い限りお叱りも受けないと思いますし、そもそも間違えた番号がFAX番号かもわかりません。

とはいえ、間違った場合の礼儀として謝罪文は忘れないようにしましょう。

まとめ

FAXを使うときのマナーは次のとおりです。

  • 送付書をつける
  • 重要な文書は送らない
  • 送る前に相手へ一報入れる
  • 送った後に確認の連絡をする
  • 枚数が多いときは送らない

もし間違えた番号へ送ってしまったときは、同じ番号へ謝罪文を送るととても丁寧です。

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