FAXには送付書が必須！他にもまだあるFAXを使うときのビジネスマナー
書類のやりとりなど、ほとんどをメールでやりとりする現代において、FAXを使う機会はなかなかないと思います。
だからこそ、基本的なマナーを知らないといざ使うとき粗相するかもしれません。
ここでは、ビジネスにおけるFAXのマナーをご紹介しているので、いざという時の参考にしてください。
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FAXには送付書が必要
FAXは、メールと違って誰でも目にすることがあるため、
- 誰からなのか
- 誰宛なのか
- 要件は何なのか
を明確にしておく必要があります。
大きい会社の場合、これが明確でないといつまでも相手に届かないことがあります。そのようなミスを避けるため、「送付書」を一緒に送るのが最低限のマナーです。
送付書とは次のようなものです。
これまでFAXを使っていたなら、おそらく送付書の雛形があると思いますが、もしなければこれを参考にどうぞ。
重要文書・機密文書は送らない
FAXは、社内の誰もが見れることもありますが、送り間違えることも考えられます。
なので、重要文書、機密文書を送らないのもマナーの1つです。
もしそんなものを送れば「こんな大事なものをFAXで送るなど非常識だ」と思われ、信用を失いかねません。
重要なものは速達便、そこまで遠くないならバイク便を使うなどしましょう。
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事前に相手に連絡をする
相手に何の連絡もなしに送ると、高い確率ですぐに見てもらえません。
ときには忘れられることすらあるので、事前に「今から●●の件についてFAXを送らせていただきたいのですが、よろしいでしょうか？」とひと言伝えましょう。
送った後は確認の電話をする
送信後数分待ってから確認の電話を入れると丁寧です。
FAXは、メールと違って紙詰まりを起こしたり、たまに届かないような不具合が起こることもあります。
確実に相手へ届けるためにも、この確認作業はできるだけ行いましょう。
枚数が多いときは送らない
FAXを送る枚数は、10枚以内を目安にした方がいいでしょう。
50枚も100枚もFAXで送るのは、さすがに度を超えているので常識がないと思われます。
それに、相手の用紙やインクもかなり消耗させるので良くありません。
もし大量の会議資料を送りたい場合は、要件のある箇所だけをピックアップするなど対策をしてください。
間違えて別のところへ送ってしまった場合は？
どれだけ気をつけても、間違いは起こるものです。
もし間違えた番号へ送ってしまった場合は、謝罪の文面を間違えた番号へ送ると良いでしょう。
謝罪文で伝える内容は次の2点です。
- 間違えたことへの謝罪
- 届いた文書の破棄
よほどのことが無い限りお叱りも受けないと思いますし、そもそも間違えた番号がFAX番号かもわかりません。
とはいえ、間違った場合の礼儀として謝罪文は忘れないようにしましょう。
まとめ
FAXを使うときのマナーは次のとおりです。
- 送付書をつける
- 重要な文書は送らない
- 送る前に相手へ一報入れる
- 送った後に確認の連絡をする
- 枚数が多いときは送らない
もし間違えた番号へ送ってしまったときは、同じ番号へ謝罪文を送るととても丁寧です。