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アポイントを取るときのマナー|メール・電話の使い分けや例文など

取引先とのアポイントを取るいわゆる「アポ取り」は、マナーがなっていないと断られることがあります。

ここでは、アポイントを取るときのマナーについてご紹介しているので、参考にしてください。

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相手の都合を優先する

アポイントを取るときは、大前提として「相手の都合が最優先」です。

自分や上司の都合に合わせて時間を取ってもらうことは、とても失礼になので注意してください。

連絡をするときは、こちらから指定せずに「ご都合の良い日はございますでしょうか?」等と尋ねます。

いつでも良いと言われる可能性もあるので、いくつか候補日を準備することをお忘れなく。

1週間前には連絡する

お互いに準備があるので、ギリギリではなく余裕を持つ方が好ましいです。

1週間前には連絡するのが理想でしょう。

相手はもちろん、こちらも余裕をもって準備に取りかかれます。

ただし、どうしても急なアポ取りが必要な場合は、相手に「急で大変申し訳ないのですが」とひと言ことわってください。

アポ取り手段は相手によって変わる

アポ取りの連絡手段は、相手との関係によって異なります。

関係とは、以前から交流があるのか、はじめて取引をする相手なのかです。それぞれ見ていきましょう。

交流のある相手の場合

交流のある相手の場合、急ぎでなければ電話・メールどちらでもかまいません。

これに関しては、相手との関係性を考えながら使い分けてください。

良好な関係ならメールでも良いでしょうし、少し不安なら電話で連絡しましょう。

初めて取引をする相手の場合

初めて取引をする相手の場合は、電話でのアポ取りが良いでしょう。

顔も知らない相手から、急に予定を空けてほしいとメールで依頼されると、失礼に感じる方は多いです。

まず電話でこちらのことをきちんと名乗り、それから要件へと入っていくのがマナーです。

いきなりメールでアポ取りをしようとすると、最悪相手にされないかもしれません。

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要件を簡潔に伝える

相手がわかりやすいように、こちらの要件を簡潔にまとめる必要があります。

  • 要件は何か
  • どれくらい時間が必要なのか
  • 誰と訪問するのか(何名か)

この3つは最低限必要な情報です。

これらがわかれば、相手は予定が合わせやすいですし、来客に備えることもできます。

アポ取りの例文

ここまでのポイントを踏まえると、次のような連絡内容になります。

お忙しいところ恐れ入ります。
私、○○株式会社営業部の○○(フルネーム)と申します。○○の件でお話しをさせていただきたいのですが、営業部の○○様はいらっしゃいますでしょうか?

取り次いでもらったら、

いつもお世話になっております。
○○株式会社営業部の○○です。さっそくですが、○○の件でご提案がございます。お時間をいただきたいと思いご連絡させていただきました。

ご都合はいかがでしょうか?

相手から日程の提案があれば、

ありがとうございます。

それでは○月○日○時に○○(場所)へお伺いさせていただきます。
弊社の○○部○○(フルネーム)とお伺いさせていただきますので、どうぞ宜しくお願い致します。

折り返すと言われてから返事がない場合は?

電話はいきなりなので、相手の都合によっては折り返すと言われることも珍しくありません。

ところが、いつまで待っても返事がないことがあります。

そんなときは、「たびたび申し訳ないのですが」とことわりながら、もう1度連絡しましょう。

空き時間の目安は、相手が会議などでなければ1〜2時間程度です。

約束時間には余裕を持って到着する

約束当日は、10分前には着くようにしてください。

こちらがお願いしている立場なので、待ち合わせに相手より遅れるのは失礼です。

もちろん、資料や文書などの忘れものがないよう、くれぐれも注意しましょう。

会ってからも失礼がないように

取引相手と会ってからが本当の勝負です。

名刺交換などのシーンは、ビジネスマナーを理解しているかが問われる重要な場面なので気が抜けません。

受け取り方や、相手の名刺の並べ方などは大丈夫ですか?

少しでも不安な方は、こちらの記事も参考にしてみてください。

>>名刺交換の正しいマナー|やってはいけないNGマナーも

まとめ

アポイントを取るときのマナーは次のとおりです。

  • 相手の都合優先
  • 余裕を持って連絡する
  • 相手との関係性によって電話・メールを使い分ける
  • 要件を簡単に伝える

当日は10分前に到着し、面会してからも名刺交換などで失礼のないよう気をつけてください。

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